クラウド型グループウェアサービス比較

主要機能の比較

クラウド型グループウェアの大きな特長は、利用した分や期間に料金を課すサブスクリプション型で、初期コストやサポートコストが不要という点です。コストを抑えながら、スピーディな導入・利用開始が可能です。長く使っていくものなので、月々のコストが妥当かどうかもご確認ください。

コスト・利用可能なユーザー数の比較

コストだけでなく、将来的な拡張性が容易かどうかも重要なポイントです。選定にあたっては、企業としての今後の成長を考慮しましょう。企業規模が大きくなってしまってから、グループウェアを乗り換えるのは、非常に負荷の高い作業です。

容量の比較

容量は多ければ多い方が安心と思いがちです。しかし、必要のないオーバースペックはコスト増につながります。弊社の容量調査では、スケジュール１件当たり0.8KB、掲示板機能１件当たり3.2KB、回覧・レポート１件当たり6.4KB。スケジュールは１万件登録しても8MBにしかならず、テキスト中心の利用であればGバイト級の容量はまさにオーバースペック。
メールボックスの容量についても、ユーザーのPCへメールをダウンロードするPOP方式ではなく、メールの実態はサーバへ残し、PCではキャッシュのみを管理するIMAP方式で運用すれば、抑えることができます。動画ファイルやCADデータなどを日常的に利用するのであれば、別途大容量のファイル共有先を設けるという方法もあります。

＊１　1000名以上でご利用の場合はご相談ください。

スマートフォン対応機能の比較

スマートフォンでのグループウェア利用は、情報の「閲覧」と「入力・更新・削除」に大別されます。スケジュールなどを確認するだけであれば、WebブラウザやiCal連携の利用で問題ありません。頻繁に入力・更新・削除したいという場合は、スマートフォン専用アプリが適しています。

＊２　プッシュ通知機能はないが、自身の携帯のアドレスを登録することで、メールで各種通知のお知らせが届く。

ファイル共有機能の比較

ファイル共有機能では、単に容量だけでなく、閲覧専用や更新など、ファイルの特性に合わせた検討が重要です。また、基本容量を超えた時の対策も重要で、コスト抑制につながるファイル共有サービスがあるかどうかの確認も必要です。

＊３　ただしGmailと同じ領域で行う

ワークフロー機能の比較

ワークフロー機能の選定で重要なのは、複雑なワークフロー経路が簡単に設定できるかどうかです。また、申請書類の雛形の使いやすさなど、現在の業務と照らし合わせて機能を比較してください。

グローバル対応の比較

海外に拠点をもつ企業はもちろん、社内に外国人スタッフを抱える企業にグローバル対応は必須です。タイムゾーンのみならず、個別の端末で言語設定が可能かどうかは、コミュニケーションツールだからこその重要なポイントです。