給与明細のWeb化・電子化とは？
そのメリットと注意ポイントを解説

給与明細のWeb化（電子化）とは？

給与明細は、給与が支給される従業員に渡される帳票です。そこには、支払われる給与や手当、控除や保険に関する情報が記載されています。日本企業の大半は月給制で、１カ月に１回、給与が支払われるたびに給与明細の帳票が従業員に手渡されています。それが、インターネットが社会に浸透した今、給与明細という「情報」も、電子的に提供される動きが進んでいます。それが給与明細のWeb化（電子化）です。

給与明細をWeb化するメリット

ではなぜ、給与明細のWeb化が進んでいるのでしょうか。それは、提供者側である人事部門と従業員側の双方にメリットがあるからです。

まず、人事部門のメリット。これまで、紙の給与明細支給には多大な業務負荷とコストがかかっていました。当月の給与が確定したら、専用プリンタを使って専用帳票に出力し、従業員１人分ずつに帳票をカット。間違いがないよう細心の注意を払いながら、封入・封かんし、必ず本人に手渡します。拠点が遠隔地の場合は、郵送する作業とコストが必要です。

給与明細をWeb化すれば、給与計算ソフトウェアから給与データをシステムにインポートするだけで、簡単に明細を発行でき、セキュリティを配慮しながら従業員本人への通知を自動化できます。物理的にも、精神的にも、人事部門の給与担当者の負担を大きく軽減することが可能です。また、人事部が本来、果たすべき、より付加価値の高い業務に集中できます。

従業員のメリットは、いつでも自分の都合のよい時、自分の明細をPCやモバイルデバイスで閲覧できることです。従来、顧客企業に常駐勤務している従業員などは、自分の会社に出社した時、数カ月分の給与明細を受け取るなどといったこともありましたが、もうそのようなタイムラグは生じなくなります。

では、Web給与明細の1つであるJ-MOTTO「Web給与明細」の特長をご紹介します。

グループウェアから給与明細などの閲覧が可能

J-MOTTO「Web給与明細」は、グループウェアであるJ-MOTTOと連携可能で、シングルサインオンで利用できます。グループウェアの画面に「Web給与明細」のリンクを設定すると、ボタンをクリックするだけで、グループウェアから給与明細・賞与明細・源泉徴収票を閲覧できます。

役職、雇用形態によって異なるフォーマットにも対応

役職や雇用形態によって給与明細の項目が異なるといった場合にも、明細のフォーマットを柔軟に変更可能です。

図１：役職や雇用形態によってフォーマットを変更可能

明細のデータを簡単に発行、公開時にメールで通知できる

J-MOTTO「Web給与明細」は、さまざまな給与計算ソフトウェアと連携可能です。そこからCSVファイルで出力した給与明細・賞与明細・源泉徴収票のデータをJ-MOTTOにインポートするだけで、簡単に各種明細を発行できます。また、明細発行を確実に従業員に知らせたいという場合は、電子メールで通知して閲覧を促したり、明細自体をメール添付で送信したりすることもできます。

いつでもPC・スマートフォン・フィーチャーフォンから閲覧可能

過去の日付にさかのぼって明細を閲覧できるだけではありません。PC・スマートフォン・フィーチャーフォンと、幅広い閲覧環境をサポートしており、誰でも簡単な操作で閲覧できます。

図２：PC・スマートフォン・フィーチャーフォンで給与明細を閲覧可能

また、PCなら明細をPDFファイルとしてダウンロードしたり、印刷用表示ボタンでPDFデータを表示し、印刷も可能。「家族に紙で手渡したい」という従業員の要望にも対応できます。また、万が一紛失したとしても再印刷するだけで済みます。

ASP・クラウド型だから簡単・低コストで導入できる

J-MOTTO「Web給与明細」はASP・クラウド型サービスなので、改めてシステムを用意する必要がありません。従業員の同意が取れれば、すぐに使い始めることが可能です。グループウェアとの併用がお薦めですが、「Web給与明細」単独でもお使いいただけます。

J-MOTTOは１ユーザー100円と低料金

J-MOTTO「Web給与明細」の基本料金は月額2,000円、最少ユーザー20名からと、小規模企業やスタートアップ企業が導入しやすいライセンス体系になっています。それも、最大２カ月間無料でお試しでき、まずは試してみて、導入を検討できます。

給与明細Web化を導入する際の重要な注意なポイント

人事部門にも従業員にも、大きなメリットがある給与明細のWeb化ですが、その導入には注意すべきポイントもいくつかあります。

１つは、法令順守の観点です。給与明細を電子化することは、平成18年４月１日施行の税制改正によって認められているのですが、所得税法第266条では『従業員の同意がなければ電子化できない』とされています。つまり、Web化して電子的に給与明細を配布するためには、従業員の同意を得ることが必要なのです。

２つめは、その導入前の準備です。前述の理由により、従業員の同意を得るために、給与明細Web化に関する「説明会」を開いたり、そのメリットを社内に対して十分に訴求する必要があります。既にグループウェアのJ-MOTTOをご利用の企業なら、「回覧・レポート」「電子会議室」「アンケート」といった機能を、議論や同意取得の手段として活用していただけます。

３つめは、セキュリティです。設定上のミスなどから、本人のものではない給与明細が配布されるリスクは存在します。また、ID・パスワードの漏洩による成りすまし閲覧、PDFファイル自体の流出といった危険もゼロではありません。その対策として、J-MOTTOでは操作履歴機能によって、管理者・スタッフのID単位で、期間・対象者・操作内容などをフィルタリングし、過去にどのような操作を行ったのか確認できます。

４つめは、デバイスを所有していない従業員への対応です。BYOD（Bring Your Own Device）を進めている企業では、会社支給のPCがなく、従業員所有のデバイスに給与明細の閲覧を頼ることになります。「従業員が閲覧するデバイスを持っていない」、あるいは「同意を得られていない従業員がいる」という場合は、帳票で手渡しすることになります。J-MOTTOでは、共有設定を使って従業員に、「郵送を希望するかどうか」を尋ねることができ、従業員の希望を容易に把握できます。

まとめ：従業員への事前説明が給与明細Web化に必要不可欠

給与明細のWeb化は、人事部門の業務工数削減や付加価値向上に貢献します。それだけではなく、従業員側にも、いつでも・どこでも・都合がよい時に明細を閲覧できるというメリットがあります。法令上、従業員の同意を得るなど注意すべきポイントはありますが、高い導入効果が見込めることから、導入の検討をお薦めします。