会社も従業員もうれしい！
勤怠管理システム化メリット、テレワークにも対応

そもそも勤怠管理とは？なぜ勤怠管理を行うのか

勤怠管理は、従業員の労働時間を管理する業務です。その文字を見ると、従業員がちゃんと仕事に「勤（いそ）しんだ」のか、それとも「怠けた」のかを管理することから始まったように思えます。

では、なぜ勤怠管理を行わなければならないのでしょうか。
第1の理由は、給与額を算出する必要があるからです。会社と従業員の間には、契約で定められた１日/１か月当たりの所定労働時間というものが存在し、それを満たしたかどうか“計測”しないことには、月々の給与額を導き出し、従業員に支給できません。

第2の理由は、人事評価を行うためです。所定労働時間を守るということは、勤務態度がよいと見なされてきた日本では、それが今後の昇給や昇進につながっていきました。

第3の理由は、働きすぎを防止するためです。日本は世界的に長時間労働の国として知られており、実際、過労を起因とする従業員の死亡事故が後を絶ちません。これを受け、誕生したのが「働き方改革関連法」です。時間外労働の上限規制や年次有給休暇の確実な取得など、既存の労働法を強化する形で2019年4月1日から順次施行されています。法律が許容する範囲を超えて従業員が働くことのないように、会社が目を配らなければいけません。

2020年、私たちは全社規模のテレワークという前例のない経験をしました。新型コロナウイルス感染拡大を防ぐための、やむを得ない措置でした。全員が自宅で働くとなると、オフィスに全員が出社して働くのに比べて、誰がどれだけ働いたか正確に把握しにくくなります。そのため「いっそのこと管理をやめて、成果主義に移行すればよい」という意見も出ました。給与も昇進も、本人の達成した成果によって決定しようというわけです。今回の経験をもとに、これからテレワークは多くの企業で導入が進むと思われ、成果主義の導入も1つの見識となるでしょう。そこでも懸念されるのは、働きすぎです。日本人は本質的にまじめな国民なので、人の目があってもなくても、怠けるよりも働きすぎる傾向があります。ですから、従業員の心身にわたる健康度をモニタリングする上で、勤怠管理はやはり重要であり続けるのです。

これまでの勤怠管理における問題

かつて主流だったのは“台帳”でした。部署の入り口に大きな台帳が備えつけられ、自分の名前のある欄に出退勤時間を書き、印鑑を押すという経験をお持ちの方もいるかもしれません。

従業員が1枚1枚カードを持ち、出退勤時刻に打刻をするというタイムカード式の勤怠管理もあります。

こうした手作業の勤怠管理には問題があります。従業員が恣意的に出退勤時間を操作可能であるため、正確な勤務時間を把握できません。また、紙での管理はその内容を組織で共有することが難しく、紛失のリスクもあります。さらに、給与計算を行うための集計作業も労働集約的で、ヒューマンエラーから逃れることはできませんでした。

勤怠管理のシステム化メリット

勤怠管理はシステム化が可能です。非常にシステム化に適した分野で、パッケージ製品・サービスもいろいろあり、システム化すれば従業員、上長、管理部門それぞれが、多大なメリットを享受できます。たとえば打刻に関しては、社員証やPCやスマートフォン、専用端末など、出退勤の実情に合わせて複数の候補から選択でき、打刻時間も正確に反映されるようになります。また、月々の労働時間や休暇の取得状況などの情報が常に集計済みデータの状態で表示され、従業員も上長も管理部門も、勤怠状況の確認と共有が容易に行えます。

また、上記のように集計はシステムが行い、給与計算へのデータ受け渡しも簡単に行えるため、管理部門の業務工数が削減され、集計ミスを防げます。さらに、パッケージであれば法改正も製品やサービスを提供するベンダー側が行うため、社内で対応に煩わされることはありません。

お薦めの勤怠管理システム「J-MOTTO Web勤怠」

中でも、「J-MOTTO Web勤怠」はお薦めの勤怠管理システムです。ソニーネットワークコミュニケーションズ株式会社のクラウド勤怠システム「AKASHI」のスタンダードプランをベースにしており、グループウェア「J-MOTTO」のオプションサービスとしてご利用いただけます。

「なんだ、グループウェアのオプションなのか」と思われるかもしれません。しかし、実はここが大きなポイントです。すでに「J-MOTTOグループウェア」をご利用であれば、「J-MOTTO Web勤怠」のために新たなユーザー登録やID管理を行う必要はありません。すぐにシングルサインオン環境で利用を開始していただけます。機能が1つ増えたような感覚で利用でき、運用管理を簡素化できます。

また、勤怠管理システムを軌道に乗せる上での壁に、“打刻忘れ”があるといわれます。つい仕事が先行してしまい、出退勤時の打刻を失念してしまうという現象です。

こうした問題も、グループウェアと連携する「J-MOTTO Web勤怠」であれば、容易に解決できます。従業員は出勤すると、自分へのお知らせやスケジュールをチェックするため、毎朝、グループウェアにログインします。そのポータル画面上には「J-MOTTO Web勤怠」の出退勤打刻ボタンも表示されているので、“打刻忘れ”が防げます。また、万が一、打刻を忘れた際にはアラートを出すこともできます。

加えて、「J-MOTTOグループウェア」のオプションは、ライセンス数が柔軟に設定できます。たとえば、“従業員は100名、しかし、そのうち40名が役員および派遣社員のため勤怠管理が不要”というのであれば、60ライセンスで契約することが可能です。その逆に、“グループウェアは本社部門でしか利用しないので30名分でいいが、勤怠管理は店舗スタッフも含めて100名で行う”といった適用も可能です。つまり、「J-MOTTO Web勤怠」は、「J-MOTTOグループウェア」とともにありながら、貴社の勤怠管理をフルにカバーするシステムといえます。下記に、さらなる特長を挙げてみました。

複数の勤務体系にフレキシブルに対応

「J-MOTTO Web勤怠」では、従業員によって異なる労働条件を細かく設定することができ、個々の勤怠管理がよりスムーズに行えます。

図１：労働条件に合わせてフレキシブルに設定可能

簡単でわかりやすい年休管理

労働基準法の法改正を受け、追加された機能です。簡単かつわかりやすく年次有給休暇の管理を行えます。上長や管理部門だけでなく、従業員本人も年休取得状況が把握でき、周りが休暇を促したり、自らの働き方を見直したりすることができます。

図２：年休管理画面、適切な年休（有休）取得が行われているかを管理可能